Nueve consejos para mantener el sistema de gestión de calidad de la empresa

• ¿He logrado mejorar la satisfacción del cliente?
• ¿Ha mejorado la eficiencia de los procesos en la organización?
• ¿El sistema genera información para iniciar acciones de mejora?

Si la respuesta a cualquiera de estas preguntas es negativa, el sistema no está siendo realmente eficiente y muy posiblemente no se están cumpliendo los objetivos de mejora establecidos por la organización. 

Para identificar si la certificación es un artículo decorativo dentro de la organización, también se puede verificar si al sistema le aplican cinco o más de las siguiente características:

• Enfoque departamental
• Desconocimiento de que es un proceso
• Estructura del SGC por áreas y/o departamentos
• Poco compromiso de la alta Dirección en su SGC
• Mapeos incorrectos del SGC
• Desconocimiento de los niveles de Calidad
• Falta de medición
• Indicadores no alineados a Objetivos y Procesos
• Capacitación muy pobre o nula
• Sistema de calidad para cumplir con la Norma

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Para que un sistema de gestión de calidad funcione correctamente luego de obtener la certificación, se debe hacer un monitoreo permanente y se deben  llevar a cabo acciones que ayuden a mejorar los procesos, los resultados y la satisfacción de los clientes. 

Para esto se deben emprender las siguientes acciones: 

Desarrollar una agenda de trabajo

En esta agenda o calendario de trabajo deben quedar definidas todas las tareas y acciones a realizarse, quiénes las deben hacer, con qué frecuencia y su nivel de importancia. 

Definir indicadores para los procesos críticos de la organización

Es importante controlar y hacer seguimiento a los indicadores ya que esto permite tomar decisiones estratégicas para mejorar la eficiencia y eficacia en los procesos. 

Este seguimiento debe hacerse periódicamente para ir tomando acciones correctivas para aquellas metas u objetivos que no fueron alcanzados. 

Desarrollo del método PHVA

La mejora del sistema es un objetivo permanente, por lo que es necesario que los equipos multifuncionales de la empresa se reúnan periódicamente para encontrar posibilidades de mejora en los procesos. 

En esas reuniones se deben revisar entre otros aspectos, el cumplimiento de los planes de trabajo y el comportamiento de los procesos. Además, se debe verificar si el sistema cumple con los requisitos establecidos por la norma ISO 9001.

El método mediante el cual deben desarrollarse los procesos es el de PHVA (Planear, hacer, verificar y actuar) que permite evaluar el método de trabajo y mejorarlo cuando sea necesario. 

El primer paso de esta metodología corresponde a la planeación, en esta fase se identifican los problemas específicos a los que se puede enfrentar el proceso, los recursos que se utilizarían, de esos recursos cuáles están disponibles, las condiciones de ejecución y los objetivos. 

Cuando se identifican problemas y se les da solución o se encuentra una nueva forma de optimizar un proceso, se inicia la etapa de hacer, que se trata de implementar la solución en el proceso. Durante esta etapa es clave registrar información sobre los eventuales problemas que se lleguen a presentar. Podemos tener escrito cómo vamos a solucionar un problema pero al momento de ponerlo en práctica muy probablemente no se ejecute como se tenía planeado. 

En la fase de verificación se miden y evalúan los resultados para luego compararlos con lo planificado. Si hay muchas diferencias entre el resultado y la expectativa se debe rastrear la causa de esto. La verificación es quizás el punto más importante del ciclo PHVA, porque es aquí donde realmente se ve una mejora en el proceso, ya que se centra la atención en los errores recurrentes y se trabaja para mitigarlos. 

El último paso es el actuar o ajustar y consiste en implementar o iniciar nuevamente el ciclo perfeccionándolo, luego de recopilar la información de los procesos y problemas identificados. En este punto es probable que se establezcan nuevos objetivos y acciones. 

Realizar auditorías periódicas

Para controlar la conformidad de los procesos y el sistema de gestión de calidad, las auditorías son una excelente herramientas para mantener el sistema activo. De este modo se identifican buenas prácticas que pueden ser usadas en otras áreas de la empresa o en otros sistemas de gestión. 

Mantener la Alta Dirección siempre conectada al Sistema de Gestión

En la implementación de cualquier sistema de gestión es fundamental que la alta dirección de la empresa (ejecutivos, propietarios, accionistas, presidente, etc), no solo sepa cómo funciona el sistema de gestión sino que esté enterada de los problemas que se han presentado y sus respectivas soluciones. 

Una manera de mantener a la dirección informada de lo que sucede, es mostrando los resultados de las auditorías internas y hacer reuniones periódicas con la Alta Dirección en donde se realice una revisión de cada uno de los procesos del Sistema de Gestión. 

Programar sesiones de formación, capacitación y entrenamiento

Un error bastante común en las empresas, es que solo las áreas encargadas de la implementación del sistema de gestión saben de qué se trata y cómo funciona. Es menester que todos los miembros de la organización tengan conocimiento de los requisitos de la norma para que realmente el sistema sea efectivo. 

Evaluar periódicamente la infraestructura 

Para que un sistema de gestión de calidad funcione correctamente no solo debe capacitarse y mantener informado al personal de la empresa, resulta igualmente importante contar con instalaciones y equipos adecuados y hacer ajustes cuando se requiera, con el objeto de cumplir con los objetivos establecidos por la organización. 

Controlar constantemente la documentación externa

Cada año surgen nuevas normas o leyes que pueden afectar de alguna forma u otra el sistema de gestión de calidad de la empresa. Por esto, se debe contar con un sistema eficiente para recopilar esta información y así evitar tener sistemas desactualizados o que incumplan con las normas. 

Implementar un software de gestión 

Usar un software para el sistema de gestión es una buena manera de simplificar los esfuerzos a realizar para mantener los procesos y la certificación ISO. Estos programas permiten crear, administrar y consultar de forma ágil la documentación, procesos, actividades, y estados del sistema de gestión, haciendo más fácil la interacción con el sistema por parte del personal de la organización. 

Aplicando los consejos antes relacionados se logra ejecutar y mantener en debida forma un sistema de gestión de calidad y existe menor probabilidad de tener problemas al certificar o renovar la certificación ISO 9001. Recordemos que la ISO 9001 tiene una vigencia de tres años y pasado ese tiempo, se debe realizar una nueva auditoría externa para verificar la evolución del sistema y las mejoras realizadas en ese tiempo. 

Asimismo, vale la pena mencionar, que estas recomendaciones también pueden aplicarse para mantener otros Sistemas de Gestión como el Ambiental (ISO 14001), Seguridad (ISO 45001) y el de Eficiencia Energética (ISO 50001). 

No está de más decir, que si una empresa implementa de forma correcta su sistema de gestión de calidad y obtiene la certificación correspondiente, está demostrando a sus clientes y trabajadores que sus procesos están estandarizados y que cuenta con un producto o servicio de calidad. 

VQ Ingeniería ha fundamentado sus actividades en la aplicación de sistemas de gestión de calidad y HSE, razón por la cual sus servicios se encuentran certificados bajo normas ISO 9001, ISO 45001 e ISO 14001. En el año 2018, se actualizó a la versión 2015 de las normas ISO 9001 e ISO 14001 y en el año 2021 se certificó bajo la norma ISO 50001 de eficiencia energética.

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