La importancia de la supervisión de obras en el éxito de un proyecto

Como mencionamos anteriormente, uno de los principales objetivos de la supervisión de proyectos, es identificar los problemas y errores antes y durante la ejecución, para evitar la ejecución de tareas con errores o incumplimientos de diseño o normas técnicas. Así mismo, el supervisor o el equipo de supervisión de la obra, deberá coordinar todas las actividades y funciones entre los desarrolladores del proyecto, contratistas y proveedores. 

En cuanto más grande y complejo sea el proyecto, el conocimiento y competencias del equipo supervisor debe ser mucho mayor para poder solucionar las diferentes situaciones que un proyecto de ese tipo conlleva. 

En líneas generales este grupo de profesionales debe contar con ciertas habilidades técnicas de supervisión, liderazgo, comunicación y delegación. así como  conocimiento de los aspectos legales para garantizar la seguridad de los trabajadores, debe tener cierta creatividad para encontrar soluciones rápidas y efectivas a los problemas y sobre todo debe tener un gran sentido de la ética, transparencia y responsabilidad.

El primer paso a adelantar en la supervisión de un proyecto es adelantar una planificación detallada y estratégica. Cuanto más complejo sea el proyecto, se requerirá invertir un mayor tiempo y recursos en la planificación. Un proyecto bien planificado maximiza la eficiencia y proporciona una hoja de ruta del paso a paso para completar las actividades en el tiempo, dentro del presupuesto y con los mejores estándares de calidad. 

Durante el proceso de planificación se definen aspectos claves del proyecto, como son: alcance, plazos, personal, materiales, equipos y otros recursos que se necesitan para la ejecución de las obras, se establecen los hitos del proyecto y se definen las directrices para la adecuada coordinación entre el constructor, los contratistas o subcontratistas, el supervisor y las demás partes interesadas. De esta manera todos los aspectos estratégicos y relevantes del proyecto se encontrarán alineados y apuntarán al cumplimiento de los objetivos.

Otros aspectos que deben establecerse durante la fase de planificación incluyen el desarrollo de un plan de seguridad, planes de comunicación y continuidad operativa y la realización de una evaluación de riesgos y su correspondiente plan de mitigación de los mismos.

Una vez comienza la construcción, el objetivo es asegurarse que todos los aspectos del proyecto avancen de acuerdo con los planes tanto como sea posible. Por lo general, un proyecto pierde su rumbo por una serie de factores que generan retrasos y sobrecostos. De acuerdo a un estudio de McKinsey & Company, el 98% de los proyectos de construcción se exceden del presupuesto y el 77% de ellos sufre retrasos importantes por: 

Una buena comunicación puede mejorar el trabajo en equipo y conducir a una mejor colaboración en el proyecto, mientras que una deficiencia en este aspecto puede resultar en malentendidos, retrasos y problemas que impactan significativamente al proyecto en el corto, mediano y largo plazo.

Los métodos de comunicación para tareas específicas y el intercambio de información deben establecerse al principio del proyecto y ser acordados por todas las partes interesadas.

Así mismo, los documentos del contrato, incluidos los planos, las especificaciones, los formularios de órdenes de cambio y las solicitudes de información y los informes de progreso, deben ser la base para establecer una adecuada comunicación durante el desarrollo de la construcción. 

Por lo anterior, es de suma importancia que cualquier comunicación directa que no se describa en los documentos del contrato sea correctamente divulgada, reciba la autorización adecuada y que cualquier cambio en el alcance y/o en el cronograma y/o en el presupuesto se documente y se informe a través de los canales pertinentes.

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El término “colaboración” no solo hace referencia a que todos los involucrados y partes interesadas en el proyecto realicen las tareas a tiempo, esto implica también construir una relación entre las partes basada en la confianza y respeto para cumplir exitosamente con los planes y objetivos establecidos. Es cooperar y coordinar esfuerzos para mejorar la productividad. 

Una manera efectiva de lograr una buena colaboración, es que los miembros del equipo participen en la etapa de planificación, además de compartir ideas y experiencias en resolución de problemas y logística. 

La colaboración va de la mano de una buena comunicación y de mantener a todos juntos en la misma página. Gira en torno a confiar en todas las partes y valorar sus aportes como miembros integrales del equipo.

Con estas recomendaciones lo que se busca es que todas las tareas y actividades que se deben llevar a cabo durante el proyecto estén acopladas a la rutina del día a día. 

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Meta: El Supervisor de proyectos, no solo garantiza una adecuada ejecución de las obras en términos de tiempo, costo y calidad sino que es que es el mejor aliado del dueño o promotor del proyecto.